استاندارد ایزو (ISO) چیست و چرا باید گواهی ایزو را اخذ کرد؟
مقدمه
ایزو تأسیس شد تا به یک سؤال اساسی پاسخ دهد: «بهترین راه برای انجام این کار چیست؟» ماجرا با چیزهای ساده‌ای مثل وزن و اندازه شروع شد، اما حالا ایزو به مجموعه‌ای بزرگ از استانداردها تبدیل شده است که همه چیز از کفش‌هایی که به پا کرده‌ایم تا اسباب‌بازی کودکان را پوشش می‌دهد. اما ایزو چیست و از کجا آمده است؟ چه قوانینی را شامل می‌شود؟ کسب گواهینامۀ ایزو چه مزایایی دارد؟ با ما همراه باشید تا به این سؤالات پاسخ دهیم.
فهرست مطالب
منظور از ایزو چیست؟
سازمان بین‌المللی استاندارد (International Organization for Standardization) یا همان ISO یک سازمان غیردولتی بین‌المللی است که خودش از نهادهای استاندارد ملی تشکیل شده است. این سازمان طیف وسیعی از استانداردهای صنعتی و تجاری را توسعه داده و منتشر می‌کند.
نام اختصاری ایزو یا ISO مخفف عبارت خاصی نیست. بلکه از کلمۀ یونانی ísos به معنی برابر یا یکسان (Equal) گرفته شده است. ایزو به‌عنوان یک سازمان بین‌المللی استانداردسازی در سال 1947 تأسیس شد و تا به امروز که دفتر مرکزی آن در ژنو سوییس است، استانداردهایی را برای مشاغل و سازمان‌ها در 170 کشور جهان تعیین کرده است.
اما وظیفۀ ایزو چیست؟ وظیفۀ اصلی ایزو این است که اسنادی را با استانداردها، مشخصات، دستورالعمل‌ها یا ویژگی‌های مورد نیاز در اغلب زمینه‌های مرتبط با زندگی انسان تهیه می‌کند. این سازمان علاوه بر تولید استانداردها، در انتشار گزارش‌های فنی، مشخصات فنی، مشخصات عمومی، اصلاحات فنی و راهنماها نیز فعال است.
فهرست استانداردهای ایزو تقریباً به 97 زمینه تقسیم شده است که شامل مراقبت‌های بهداشتی، مهندسی راه‌آهن، جواهرات، پوشاک، متالورژی، سلاح، رنگ، مهندسی عمران، کشاورزی و هواپیما می‌شود.
این اسناد به طور مداوم می‌توانند توسط شرکت‌ها مورد استفاده قرار گیرند تا اطمینان حاصل کنند مواد، محصولات، فرایندها و خدماتی را که ارائه می‌دهند، استاندارد یا مناسب هستند. «استاندارد یا مناسب» یعنی اینکه هدفی که به عهدۀ این مواد، محصولات، فرایندها و خدمات گذاشته شده است، به‌خوبی حاصل می‌شود. ISO با ارائه‌ی استانداردهای مشترک بین کشورهای مختلف، نقش مهمی در تسهیل تجارت جهانی ایفا می‌کند.
معمولاً خود سازمان ایزو به تنهایی در مدیریت استانداردها فعالیت نمی‌کند، مثلاً در سطح جهانی، ISO اغلب با کمیسیون بین‌المللی الکتروتکنیک (The International Electrotechnical Commission) یا به اختصار IEC همکاری می‌کند یا در کشور هلند، نهاد ملی که استانداردهای ISO را مدیریت می‌کند، NEN (مؤسسة هنجار‌سازی هلند) است.
ابداع ایزو (ISO) به چه زمانی بازمی گردد؟
دهه 1920 بود که این سازمان تحت عنوان فدراسیون بین‌المللی انجمن‌های استاندارد ملی (ISA) شروع به کار کرد. اما در سال 1942 در طول جنگ جهانی دوم متوقف شد و تا پایان جنگ فعالیتی نداشت.
پس از جنگ جهانی دوم، کمیتۀ هماهنگی استانداردهای سازمان ملل متحد (UNSCC) پیشنهاد تشکیل یک نهاد استاندارد جهانی جدید را داد که به‌جای ISA فعالیت کند. در اکتبر 1946، نمایندگان ISA و UNSCC از 25 کشور جهان در لندن ملاقات و توافق کردند که نیروهای خود را برای ایجاد سازمان بین‌المللی استاندارد جدید متحد کنند. سازمان جدید یعنی ایزو، رسماً در فوریۀ 1947 فعالیت خود را آغاز کرد. شکل زیر مقر اصلی ایزو در شهر ژنو سوییس را نشان می‌دهد.
آشنایی با خانواده استانداردهای ایزو
تا اینجا سعی کردیم به این سؤال پاسخ دهیم که ایزو چیست و سپس یک تاریخچۀ مختصر از آن ارائه دهیم. از آنجا که تعداد زیادی از استانداردهای ایزو وجود دارد، گاهی اوقات درک اینکه کدام‌یک می‌تواند برای کسب وکار شما مناسب باشد، دشوار است.
در حالی‌که برخی از این استانداردها مختص صنعت هستند، بسیاری از معروف‌ترین استانداردها نیز عمومی هستند و می‌توانند در هر سازمانی بدون توجه به اینکه در کدام بخش فعالیت می‌کنند، پیاده‌سازی شوند. اما شاید این سؤال برای شما به وجود آمده باشد که رابطۀ شرکت شما و ISO چیست و کدام استاندارد برای شما مفید است؟
در ادامه قصد داریم لیست مهم‌ترین استانداردهای ایزو را در قالب خانواده‌هایی جدا از هم معرفی کنیم تا شما مخاطبین عزیز سایت دوره‌ها، علاوه بر آشنایی با متداول‌ترین استانداردها، یک دید جامع به انواع استاندارد ایزو نیز پیدا کنید.
خانوادۀ مدیریت محیط زیست (ایزو 14000)
این استانداردها در مورد جنبه‌های زیست‌محیطی که یک سازمان می‌تواند آن را کنترل کند و یا بر آن‌ها تأثیرگذار باشد، اعمال می‌شوند. رجوع به استاندارد ایزو 14000 برای هر سازمانی که مایل به ایجاد، پیاده‌سازی، نگهداری و بهبود یک سیستم زیست محیطی باشد، الزامی است.
وسعت کاربرد این خانواده به عواملی مانند سیاست زیست محیطی سازمان، ماهیت فعالیت‌ها، محصولات و خدمات آن و مکان و شرایطی که در آن عمل می‌کند، بستگی دارد. دستورالعمل‌های ایزو 14000 برای هر سازمانی صرف نظر از اندازه، نوع، محل یا سطح بلوغ آن قابل اجرا است.
خانوادۀ مدیریت انرژی (ایزو 50001)
این خانواده تا حدود زیادی برای ایجاد سیستم مدیریت انرژی (EMS) اختصاص داده شده است. رجوع به استاندارد ایزو 5001 باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند مدیریت انرژی را در تلاش‌های کلی خود برای صرفه جویی و همچنین مدیریت محیط زیست ادغام کنند.
این استاندارد با تدوین سیاست استفادۀ بهینه از انرژی، در تلاش است که شرکت‌ها در مورد مصرف انرژی تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشند. به طور کلی اگر به دنبال افزایش بهره‌وری انرژی و کاهش تأثیرات زیست‌محیطی هستید، ایزو 5001 می‌تواند راهگشا باشد.
خانوادۀ ایمنی و مراقبت‌های بهداشتی
ایزو 45001
بر اساس گزارش سازمان بین‌المللی کار، روزانه بیش از 7600 نفر بر اثر حوادث یا بیماری‌های ناشی از کار جان خود را از دست می‌دهند. به همین دلیل، به‌کارگیری ایزو 45001 اهمیت بسیار زیادی خواهد داشت. برای سازمان‌هایی که در بحث بهبود ایمنی کارکنان، کاهش خطرات محل کار و ایجاد شرایط بهتر و ایمن‌تر جدی هستند، ایزو 45001 توسعه داده شده است. رویکرد این استاندارد برای کاربران استانداردهایی مانند ایزو 14001 یا ایزو 9001 آشنا خواهد بود.
OHSAS 18001
این استاندارد هر آنچه باید برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی انجام شود را در خود دارد. OHSAS 18001 شامل سیاست‌ها، فرایندها، برنامه‌ها، شیوه‌ها و سوابقی است که قوانین مربوط به سلامت و ایمنی شغلی را تعیین می‌کنند.
ایزو 22000
اما کارایی ایزو 22000 چیست؟ ایزو 22000 قوانین جهانی را برای امنیت و مدیریت مواد غذایی تعیین می‌کند. هدف این استاندارد تمرکز بر کل زنجیرۀ غذایی و کاهش مسائل ایمنی و خطرات غذا، به عنوان مثال بیماری‌های ناشی از غذا است.
امروزه همۀ تولیدکنندگان مواد غذایی مسئولیت ایمنی محصولات و رفاه مصرف‌کنندگان خود را دارند. به همین دلیل استفاده از ایزو 22000 به همۀ شرکت‌های تولیدی مواد غذایی توصیه می‌شود. همزمان با سایر استانداردهای مدیریتی ایزو مانند ایزو 9001 که برای همۀ انواع تولیدکنندگان کاربرد دارد، ایزو 22000 سعی در افزایش قابلیت اطمینان ایمنی مواد غذایی دارد.
IWA 1: 2005
این استاندارد برای هر سازمانی که خدمات بهداشتی ارائه می‌دهد، راهنمایی‌هایی را در خود جای داده است. استفاده از IWA 1:2005 برای سازمان‌هایی که در مدیریت، تحویل و فروش محصولات یا خدمات بهداشتی یا حتی آموزش و تحقیقات بهداشتی فعال هستند، توصیه می‌شود.
این استاندارد برای انجمن‌های فعال در زمینۀ مراقبت‌های بهداشتی قوانینی را وضع می‌کند تا به بلایای مصنوعی و طبیعی پاسخ مناسب دهند. به‌طورکلی IWA 1:2005 پیشنهاداتی برای کاهش خطاهای بهداشتی در چارچوب مشتری‌مداری ارائه می‌دهد.
ایزو 13485
ایزو 13485 یک استاندارد تجهیزات پزشکی که در سال 2003 منتشر شده است و یک سیستم مدیریت کیفیت مختص تولید دستگاه‌ها و تجهیزات پزشکی در نظر گرفته است. بنابراین به طور ویژه مختص صنعت بهداشت است. این استاندارد دارای بیش از 25000 گواهینامه است که اغلب همراه با خانوادۀ ایزو 9000 پیاده سازی می‌شود.
خانوادۀ حمل‌ونقل
ISO/TS 16949
اما کاربرد این استاندارد مهم ISO چیست؟ این استاندارد همراه با ISO 9001: 2008، الزامات سیستم مدیریت کیفیت را برای طراحی، توسعه، تولید و در صورت لزوم نصب و دیگر خدمات مرتبط با خودرو تعریف می‌کند. مقرراتی که در ISO/TS 16949:2009 ذکر شده است، در تمام حوزه‌های مرتبط با صنعت خودرو قابل استفاده است.
علاوه بر مباحث تولیدی، ملزومات ذکر شده در این استاندارد بر طیف وسیعی از حیطه‌ها مانند نظارت، آموزش، تحقیق و ارتقاء داخلی صنعت خودرو نیز متمرکز است. مراجعه به ISO/TS 16949:2009 برای کاهش هزینه‌ها و افزایش مهارت تولیدی کارکنان صنعت خودرو ضروری است.
ISO/PAS 30003
این استاندارد ایزو شامل اصول و الزاماتی برای دستگاه‌هایی است که در زمینۀ وضع ممیزی و صدور گواهینامه برای حمل‌ونقل و تکنولوژی دریایی فعالیت می‌کنند. یکی از مهم‌ترین مباحثی که در این استاندارد به آن اشاره شده است، مدیریت بازیافت کشتی است که می‌تواند تأثیرات بالقوۀ زیست‌محیطی داشته باشند.
خانوادۀ مدیریت ریسک (ایزو 31000)
ایزو 31000 اصول و دستورالعمل‌هایی را برای مدیریت مؤثر ریسک ارائه می‌دهد. در واقع این استاندارد، یک رویکرد کلی برای مدیریت ریسک است که می‌تواند برای انواع مختلفی از خطرات (مانند خطرات مالی، ایمنی، ریسک در پروژه و...) اعمال شود و توسط هر نوع سازمانی مورد استفاده قرار گیرد.
البته توجه داشته باشید که این استاندارد دستورالعمل‌ها یا الزامات مفصلی در مورد نحوه مدیریت خطرات خاص و تخصصی ارائه نمی‌دهد و در سطح عمومی باقی می‌ماند، اما نسبت به استانداردهای قدیمی مدیریت ریسک، استاندارد ایزو 31000 در زمینه‌های مختلفی نوآوری کرده است. برای مثال تعریف جدیدی از ریسک به عنوان تأثیر عدم قطعیت بر امکان دستیابی به اهداف سازمان ارائه می‌دهد. همچنین اهمیت اهداف را قبل از تلاش برای کنترل ریسک‌ها برجسته می‌کند و بر نقش عدم قطعیت تأکید می‌کند.
پس می‌توان گفت ایزو 31000 برای اعتباربخشی مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، بلکه برای تصمیم‌گیری در مورد موارد ریسک‌دار، یک رویکرد کلی و اساسی ارائه می‌دهد.
خانوادۀ مدیریت کیفیت (ایزو 9000)
خانوادۀ ایزو 9000 مشهورترین استاندارد بین‌المللی برای سیستم‌های مدیریت کیفیت (Quality Management Systems) یا به اختصار QMS است. این استاندارد پرکاربردترین استاندارد QMS در جهان بوده و دارای بیش از 1 میلیون گواهینامه برای سازمان‌های مختلف است.
برای سازمان‌هایی که به دنبال نحوۀ بهبود کیفیت محصولات خود و برآورده ساختن مداوم انتظارات مشتریان هستند، خانوادۀ ایزو 9000 با تمرکز بر جنبه‌های مختلف مدیریت کیفیت ارائه شده است.
این استاندارد معیارهای یک سیستم مدیریت کیفیت را تعیین می‌کند. از این رو، هر سازمان بزرگ یا کوچک، صرف نظر از زمینۀ فعالیتش می‌تواند از آن استفاده کند.
ایزو 9001 به عنوان مهم‌ترین عضو خانوادۀ 9000، تاکنون در بیش از 170 کشور جهان به کار رفته است. این استاندارد بر اساس تعدادی از اصول مدیریت کیفیت بناشده است که از این بین می‌توان به تمرکز قوی بر مشتری مداری، انگیزه‌مند بودن، رویکرد فرایند (Process Approach) و بهبود مستمر را نام برد. ایزو 9001 به بسیاری از رشته‌های صنعتی از شیمی و متالورژی گرفته تا صنایع چوب و کاغذ پرداخته است.
خانوادۀ رضایت‌مندی مشتری (ایزو 10000)
اما برویم سراغ این خانوادۀ نه‌چندان مشهور، اما مهم! میخواهیم بررسی کنیم که هدف از استاندارد ایزو 10000 چیست؟
سری 10000 از استانداردهای ایزو، برای اطمینان از رضایت مشتری از خدمات و محصولات شرکت ها تنظیم شده است. بدیهی است که تمام بنگاه‌های اقتصادی نظیر شرکت‌ها، سازمان‌ها و اصناف وقتی گواهی سری 10000 را دریافت می‌کنند، به مردم این پیام را منتقل می‌کنند که نظرات و رضایت‌مندی مشتری برای آن‌ها مهم است.
برای مثال استاندارد ایزو 10002 به‌عنوان عضوی از این خانواده، علاوه بر اینکه روندی برای ثبت شکایات مشتریان ارائه می‌دهد، به نحوۀ پیگیری، ارزیابی و تجزیه و تحلیل شکایات مشتریان می‌پردازد.
خانوادۀ مسئولیت اجتماعی (ایزو 26000)
ایزو 26000 یک استاندارد نسبتاً جدید است که بر مسئولیت اجتماعی متمرکز است. این استاندارد که در سال 2010 منتشر شده است، قابلیت اعتبار بخشی ندارد، یعنی به این می‌پردازد که مشاغل چگونه می‌توانند با در نظر گرفتن اصول مسئولیت اجتماعی عمل کنند. این گواهینامه در بیش از 60 کشور جهان استفاده می‌شود.
چگونه می‌توان گواهینامه ایزو دریافت کرد؟
این سؤال برای بسیاری از مدیران و کارکنان شرکت‌ها وجود دارد که نحوۀ دریافت گواهی ISO چیست؟ این موضوع بسته به اینکه شما گواهی ایزو را برای چه کاری نیاز داشته باشید، متفاوت است یا اینکه تمایل دارید از کدام مرجع با چه میزان اعتباری گواهی خود را دریافت کنید.
به مراجع صدور گواهینامه ایزو به اصطلاح Certify Body یا CB گفته می‌شود. خود این مراجع تحت نظر مراجعی دیگر اعتباردهی می‌شوند که Accredity Body یا AB نام دارند. شما به‌عنوان متقاضی گواهی ایزو، باید در ابتدا تصمیم بگیرید که کدام CB تحت اعتبار کدام AB را مد نظر دارید.
مثلاً کسب و کارهایی که قصد صادرات محصولات خود به کشورهای حوزه خلیج فارس یا عضو اتحادیه اروپا را دارند، باید CB یا مرجع صدوری را انتخاب کنند که تحت اعتبار سازمان بین‌المللی IAF باشد. این سازمان یک نهاد بین‌المللی معتبر است که به مراجع صدور ایزو اعتباردهی می‌کند. در ادامه به‌صورت مختصر و کلی به این می‌پردازیم که طریقۀ دریافت گواهی ایزو چیست و به مراحل اصلی کسب آن اشاره می‌کنیم:
مرحلۀ اول: شناسایی و انتخاب CB
مطمئناً تا اینجا فهمیده اید که برای شروع باید CB را که قصد دارید از آن گواهینامه ایزو دریافت کنید شناسایی و اعتبارسنجی کنید. اعتبارسنجی یعنی اطمینان حاصل کنید که این مرجع صلاحیت قانونی فعالیت در زمینۀ صدور استاندارد ایزو را دارد یا خیر؟ چرا که همواره افراد سودجویی وجود دارند که به اسم CB معتبر، گواهی ایزوی جعلی صادر می‌کنند.
مرحلۀ دوم: بازآرایی فرایندهای سازمانی در انطباق با استاندارد
پس از انتخاب مرجع صدور گواهی، باید تمام فرایندها و فعالیت‌های سازمان شما مطالعه و شناسایی شده و با توجه به متن استاندارد مورد نظر بازآرایی شوند. پس از شناخت و اصلاح کامل شاخص‌های عملکردی، تمامی کارکنان باید با توجه به الزامات استاندارد آموزش داده شوند تا کاملاً آمادة اجرای آن شوند.
مرحلۀ سوم: تهیۀ مستندات ایزو
پس از آموزش، نوبت به تهیۀ مستندات مربوط به ایزو می‌رسد. در این مرحله، نمایندۀ مدیریت یا همان فردی که مقررات استاندارد را در سازمان پیاده می‌کند، مستندات را تهیه می‌کند.
مرحلۀ چهارم: ممیزی داخلی
بعد از به پایان رسیدن مستندسازی و نظارت بر اجرای صحیح آن، اقداماتی در راستای ممیزی داخلی صورت می‌گیرد. اما ممیزی داخلی استاندارد ایزو چیست؟
در این مرحله، فردی که با تمام مقررات ایزو آشناست، مستندات تهیه شده را بررسی می‌کند و مواردی که در آن‌ها عدم انطباق وجود دارد می‌یابد. پس از شناسایی موارد نامنطبق، با مراجعه به راهنمایی که در استاندارد ایزوی مورد نظر ذکر شده، باید اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه تعیین شود و در راستای حذف عدم انطباق اقدام شود.
مرحلۀ پنجم: ممیزی اصلی
در این مرحله شخصی که به او ممیز گفته می‌شود، از CB یا همان مرجع صدور گواهی، به منظور آنالیز شرایط و احراز صلاحیت شرکت برای کسب ایزو در محل شرکت حاضر می‌شود. بعد از تأیید اینکه مقررات با صحت کامل رعایت و اجرا شده است، آن شرکت واجد شرایط اخذ گواهینامه اعلام می‌شود و گواهی برای شرکت مورد نظر صادر می‌شود.
توجه شود که گواهینامه ایزو 9001 (استاندارد مدیریت کیفیت) معمولاً پایۀ استانداردهای دیگر است و به همین دلیل، به صورت مشترک با ISO14001 و ISO45001 در قالب سیستم مدیریت یکپارچه IMS صادر می‌شود.
برای اخذ گواهی ایزو (ISO) باید چه به چه مواردی توجه کنیم؟
عوامل مؤثر بر فرایند کسب گواهی ایزو به دو دستۀ عوامل داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند. اگر می‌خواهید بدانید چقدر صلاحیت گرفتن گواهی ISO را دارید، به سؤالاتی که در ادامه مطرح می‌کنیم به‌دقت پاسخ دهید. سؤالاتی که در زمینۀ عوامل داخلی شرکت مطرح هستند عبارت اند از:
- آیا مدیران کارکنان شرکت می‌توانند به‌صورت گروهی و در قالب یک سیستم منسجم کار کنند؟
- میزان آشنایی مدیران و کارکنان شرکت با استاندارد ایزو چقدر است؟
- آیا مجموعه قادر است تمام عملیات و مراحلی که برای کسب ایزو لازم است را به انجام برساند؟ به‌عبارت‌دیگر، آیا عزم و ارادۀ لازم وجود دارد؟
- میزان تحصیلات آموزش قبلی کارمندان شرکت چقدر است؟
سؤالاتی نیز در زمینۀ عوامل خارجی شرکت وجود دارد که عبارت‌اند از:
- میزان توقع مشتریان از شرکت چقدر است؟
- قصد شرکت تجارت داخلی است یا بین‌المللی؟
- چه مرکزی گواهی را صادر می‌کند؟
- آیا رقبایی که در زمینۀ کاری شما فعالیت می‌کنند، این گواهی را کسب کرده‌اند؟
هزینۀ دریافت ایزو چقدر است؟
هزینه‌های توسعه و ثبت یک سیستم مدیریت رسمی بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان شما و فرایندهای داخلی شما دارد. مثلاً سرمایۀ لازم برای صدور گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ برای یک شرکت کوچک با ۱۰ نفر پرسنل قطعاً متفاوت از هزینۀ صدور همین گواهینامه برای یک شرکت خودروسازی بزرگ است.
اما دلیل این موضوع چیست؟
بدیهی است که هر چه نوع کسب و کار یک مؤسسه پیچیده‌تر باشد، انجام امور ممیزی، شناسایی نقاط ریسک و اجرای راهکارهای مؤثر در بهره‌وری آن دشوارتر و وقت‌گیرتر است. همین موضوع هزینۀ اخذ و صدور گواهینامۀ ایزو برای شرکت‌های دارای فعالیت پیچیده را بیشتر می‌نماید.
اگر چه برای همۀ شرکت‌ها قیمت مشخصی وجود ندارد؛ اما روند کلی صرف هزینه تقریباً مشابه است. معمولاً در ابتدا یک سری هزینه‌های توسعه‌ای (Developmental Costs) وجود دارند. یعنی شما مجبورید زمان و سرمایۀ مشخصی را صرف مستندسازی و پیاده‌سازی سیستم مورد نظر خود کنید.
در ادامه باید هزینه‌های مربوط به آموزش کارکنان را پرداخت کنید. این آموزش‌ها برای تهیۀ اسناد لازم، برنامه‌ریزی و انجام ممیزی داخلی ضروری است. در آخر نیز باید هزینۀ ثبت‌نام را پرداخت کنید که برای ثبت سیستم مدیریتی شما انجام می‌شود. این هزینه نیز بستگی به تعداد مکان‌های کسب وکار شما، دامنۀ کاری، تعداد شیفت‌ها و ... دارد.
پیشنهاد می‌کنیم برای اطلاع دقیق از هزینه‌ها بر اساس CBهای مورد تأیید AB، با کارشناسان فنی و مشاوران مؤسسات حقوقی رسمی تماس حاصل کنید تا اطلاعات دقیق و صحیح را باتوجه‌به شرکت خودتان ارائه دهند.
مزایای کسب گواهی ISO چیست؟
در پاسخ به این سوال که مزیت داشتن گواهی ISO چیست، می‌توان گفت که با داشتن گواهینامۀ ISO شرکت‌ها این فرصت را دارند که قابلیت اطمینان (Reliability) خود را به خریداران، تأمین‌کنندگان، شرکای تجاری و دولت نشان دهند.
البته قابلیت اطمینان یک واژة انتزاعی است و می‌تواند در قالب کیفیت، ایمنی و دوام محصولات یا خدمات بیان شود. به عنوان مثال، قابلیت اطمینان در بحث ایمنی می‌تواند به امنیت اطلاعات، ایمنی غذا، ایمنی هوانوردی و ایمنی سلامت اشاره داشته باشد.
به طور کلی، با بهره مندی از استاندارد ISO شرکت‌ها نشان می‌دهند که الزامات و مقررات بین‌المللی را برآورده می‌کنند و به آن‌ها پایبند هستند. به ویژه در مناقصه‌ها مهم است که شرکت‌ها دارای گواهینامه ایزو باشند. در ادامه به مهم‌ترین مزایای کسب گواهی ایزو اشاره می‌کنیم:
به رسمیت شناخته شدن در فضای بین‌المللی
برای بسیاری از شرکت‌ها، گواهینامه ISO یک ابزار کارآمد است برای اینکه در فضای بین‌المللی به رسمیت شناخته شوند. این گواهی برای شما امکان فعالیت فراتر از مرزهای ملی را به ارمغان می‌آورد؛ به این معنی که شرکت شما می‌تواند با مشتریان بیشتری ارتباط بگیرد.
در سطح جهانی، گواهینامه ISO ویژگی متمایزی را ارائه می‌دهد؛ چرا که بسیاری از مشتریان ترجیح می‌دهند با شرکت‌های دارای گواهینامه ISO کار کنند. برچسب ایزو به خریداران و مشتریان شرکت‌ها ثابت می‌کند که با یک کسب و کار جدی تجارت می‌کنند و از این طریق اطمینان خواهند داشت که خدمات و تسویه حساب کاملاً بهینه شده است.
شناسایی خطرات و فرصت‌ها
بهترین راه برای مقابله با معایب و نقص‌های مربوط به کیفیت، جلوگیری از بروز آن‌ها در وهله اول است. برای دستیابی به این هدف، ISO 9001 به عنوان استاندارد محبوب مدیریت کیفیت از شما می‌خواهد تا خطرات احتمالی را برای کسب و کار خود شناسایی کرده و آن‌ها را به صورت ساختارمند کنترل کنید.
این تفکر مبتنی بر ریسک، منجر به اتفاقات منتظره کمتر، برنامه‌ریزی بهتر، تصمیم‌گیری مؤثرتر و روابط بهتر با تأمین‌کنندگان، مشتریان و کارکنان می‌شود. در عین حال، ایزو از شما می‌خواهد که به دنبال فرصت‌هایی برای گسترش کسب و کار خود باشید. از این طریق تعادل خوبی میان احتیاط و جسارت ایجاد می‌کند.
بهبود عملکرد کارکنان
کارکنان وقتی بدانند که شما به طور جدی متعهد به حذف ضایعات و تولید محصولات و خدمات با بالاترین کیفیت ممکن هستید، روحیة بسیار بهتری خواهند داشت و خروجی عملکردشان تا حد زیادی بهبود خواهد یافت؛ چرا که ایزو از شما می‌خواهد وظایف هر فرد را نسبت به توانایی‌هایش تعریف کنید و از این طریق شکاف‌های مهارتی را در کسب و کارتان به حداقل برسانید.
وقتی کارها به‌صورت سازمان‌یافته انجام نمی‌شوند، شاهد سردرگمی و تردید زیادی برای کارکنان هستیم. در حالی که با پیاده‌سازی استاندارد ایزو، شما به کارکنان چارچوبی را می‌دهید که در قالب آن بتوانند موفق شوند.
شما به آن‌ها ابزار، منابع و آموزش‌هایی ارائه می کنید تا بتوانند وظایف خود را به‌خوبی انجام دهند. وقتی سازماندهی و انضباط وجود داشته باشد، خیال کارکنان از این راحت می‌شود که همه چیز سر جای خودش است و هیچ بی‌عدالتی یا نقصی در سیستم وجود ندارد. همۀ این‌ها دست‌به‌دست هم می‌دهند تا محصول بهتری تولید شود و از این طریق، رضایت‌مندی مشتری افزایش یابد.
جلوگیری از بروز مجدد مشکلات
بارها دیده شده است که اغلب مشاغل اشتباهات یکسانی را تکرار می‌کنند؛ زیرا سیستمی برای ثبت و تصحیح مشکلات در زمان وقوع ندارد. ایزو از شما می‌خواهد که سوابق دقیقی از مشکلات داشته باشید، علل اصلی آن‌ها را جستجو کرده و راه‌حل‌های پایداری ارائه دهید. نتیجۀ این امر ضایعات کمتر، کیفیت بهتر و هزینۀ کمتر است.
بهبود بازاریابی و فروش
مطمئناً بارها دیده‌اید که شرکت‌ها، گواهینامة ایزوی خود را در تبلیغات، وبسایت و حتی روی بیلبوردهای شهری تبلیغ می‌کنند و به آن می‌بالند. کسب گواهینامه ISO به‌عنوان یک سیستم مدیریت کیفیت شناخته شدة بین‌المللی، از فعالیت‌های بازاریابی شما پشتیبانی می‌کند و از این طریق سبب افزایش فروش شما می‌شود. بسیاری از شرکت‌های بزرگ، تأمین‌کنندگان خود را از میان مواردی که دارای گواهینامه ایزو هستند، انتخاب می‌کنند.
آشنایی با برخی از اصطلاحات تخصصی در استانداردهای ایزو
همواره برای بسیاری از شرکت‌ها این سوال پیش می‌آید که منظور از این اصطلاح خاص مرتبط با ایزو چیست و چه کاربردی دارد؟ ما در ادامه قصد داریم به مهم‌ترین اصطلاحات تخصصی ایزو اشاره کنیم که ممکن است در مراجعه به اسناد مربوطه با آن‌ها برخورد کنید:
Supplier
این عبارت ممکن است برای هر سازمان یا فردی که محصول یا خدمتی را ارائه کند، به کار رود. مثلاً تولیدکننده، فروشنده، پیمانکار و مشاغل این‌چنینی ممکن است Supplier یا عرضه کننده نامیده شوند.
Customer
فرد و یا سازمان دریافت‌کنندۀ خدمت یا محصول، مشتری نامیده می‌شود. خود یک مشتری ممکن است مشتری عرضه‌کنندۀ دیگری باشد؛ یعنی در ابتدا یک محصول یا خدمت را دریافت کند، فرایندی روی آن اعمال کند و مجدداً به مشتری دیگری عرضه کند.
Consumer
سازمان یا فردی که محصول دریافت شده را به مصرف می‌رساند، مصرف‌کننده است.
Service
سرویس یا همان خدمت فرایندی است که سودی را به مشتری می‌رساند. این فرایند قابل لمس نیست یا به اصطلاح Intangible یا نامشهود است، اما توسط ادراک می‌توان آن را فهمید.
AD HOC GROUP (AHG)
گروهی که در کمیته‌ای خاص تشکیل می‌شود تا مشکل خاصی را بررسی کرده و در قالب جلسه‌ای مشکل را به کمیتۀ مادر گزارش دهد. این گروه پس از جلسه‌ای که در آن گزارش خود را ارائه می‌دهد، منحل می‌شود.
AWI
مخفف عبارت Approved Work Item بوده و به معنای بخشِ مورد تأیید کار است.
CASCO
این عبارت مخفف "کمیته ارزیابی انطباق" است که دبیرخانۀ آن توسط ایزو ارائه می‌شود و مسئول تدوین استانداردهای ارزیابی انطباق است.
Certification
منظور همان صدور گواهینامه است که از سمت یک نهاد صدور یا CB انجام می‌گیرد.
Code Of Conduct
کد رفتار مجموعه اصولی که افراد درگیر در کار ISO باید رعایت کنند را نشان می‌دهد؛ مثلاً کار در چارچوب مقررات بین‌المللی، حفظ اجماع، اخلاقی بودن و ...
Committee
به‌طورکلی در بحث ایزو سه نوع کمیتۀ اصلی وجود دارد که عبارت‌اند از:
- کمیته فنی (TC) که استانداردها را در بخش یا صنعت خاصی تدوین می‌کند.
- کمیته فرعی (SC) که به یک حوزه تخصصی در TC می‌پردازد.
- کمیته پروژه (PC) که برای توسعه یک استاندارد پروژه محور ایجاد شده و پس از آن منحل می‌شود.
Conformity Assessment
این عبارت به معنای ارزیابی انطباق است. طی این فرایند تعیین می‌شود که آیا شخص یا وسیله‌ای الزامات استاندارد را برآورده می‌کند یا خیر؟ ارزیابی انطباق را می‌توان به یکی از سه روش زیر انجام داد:
- اول‌شخص (ارزیابی توسط سازنده/تأمین‌کننده)
- دوم شخص (ارزیابی تولیدکننده/تأمین‌کننده توسط کاربر یا خریدار)
- شخص ثالث (ارزیابی تولیدکننده/تأمین‌کننده توسط شخص مستقل)
Consensus
معنی این واژه، اجماع و وفاق است. به طور کلی، هدف هر کمیتۀ فنی رسیدن به نوعی توافق کلی است که در آن هیچ‌گونه مخالفتی در راستای منافع مهم نباشد.
Convenor
منظور از این عبارت فردی است که گروه کاری (WG) را به سمت اجماع هدایت می‌کند و مطمئن می‌شود که پروژه‌ها به‌درستی مدیریت شده و به موقع تحویل داده می‌شوند. این شخص معمولاً از بخش یا صنعت مربوطه انتخاب می‌شود.
COPOLCO (کمیته سیاست مصرف‌کننده)
کمیته‌ای که دبیرخانۀ آن توسط ISO / CS انتخاب می‌شود و منافع مصرف‌کنندگان را در استانداردسازی ارتقا می‌دهد.
Deliverable
هرگونه سند منتشر شده از ISO را Deliverable یا قابل تحویل می‌نامند. این سند می‌تواند یک استاندارد بین‌المللی، گزارش فنی، مشخصات فنی، توافق‌نامۀ ورکشاپ بین‌المللی، مشخصات عمومی یا راهنما باشد.
DEVCO (کمیته توسعه)
کمیته‌ای که دبیرخانۀ آن توسط ISO / CS انتخاب می‌شود و کشورهای در حال توسعه را تشویق می‌کند تا در استانداردسازی شرکت کنند (به‌عنوان‌مثال با شناسایی نیازها، ارائه آموزش، کمک فنی و...)
Development Track
منظور از مسیر توسعه، زمان‌بندی انتخاب شده برای تدوین استاندارد از ابتدا تا انتها است.
کمیتۀ استانداردسازی اروپا (CEN / CENELEC)
سازمان استاندارد اروپا که برخی از استانداردها را به موازات ISO منتشر می‌کند.
Expert
کارشناس یا متخصص، شخصی از یک حوزه یا صنعت خاص است که در توسعۀ یک استاندارد مشارکت دارد.
MANAGEMENT SYSTEM STANDARD
استاندارد مدیریت سیستم که با عبارت مخفف MMS نیز شناخته می‌شود، استانداردی است که مدلی را برای راه‌اندازی سیستم مدیریت برای یک شرکت یا سازمان ارائه می‌دهد. استانداردهای MSS دارای ساختار یکنواختی هستند که سپس متناسب با زمینه‌های خاصی تنظیم می‌شود.
سازمان ملی استاندارد (NSB)
معادل ملی ISO در کشورها (به‌عنوان‌مثال BSI در انگلستان، NEN در هلند، SABS در آفریقای جنوبی)
Quality
منظور از کیفیت، مجموعه خواص و ویژگی‌های یک محصول یا خدمت است به اندازه‌ای که رضایت مشتری را جلب کند و با استانداردهای مقرر شده مطابق باشد.
Noncompliant یا Nonconformity
معنی این دو کلمه "عدم انطباق" است. این کلمات وقتی به کار می‌روند که یک نیازمندی یا دستورالعمل ایزو در سازمان برآورده نشده باشد.
Corrective Action
زمانی که عدم انطباق با اقداماتی اصلاح شود، می‌گوییم اقدام اصطلاحی یا CA انجام شده است.
Preventive action
منظور از اقدام پیشگیرانه، هر اقدامی است که از ایجاد یک نقص یا مشکل بالقوه در آینده جلوگیری کند.
جمع‌بندی
در این مقاله پس از پاسخ به این سؤال که ایزو چیست، در مورد کاربردی‌ترین خانواده‌های ایزو صحبت کردیم و دیدیم که خانوادۀ مدیریت کیفیت یا ایزو 9000 مهم‌ترین استانداردهای ایزو محسوب می‌شوند. در ادامه طریقۀ کسب گواهی ایزو و مزایای آن را بررسی کردیم و دیدیم که در مراحل زیر خلاصه می‌شود:
- شناسایی و انتخاب CB یا مرجع صدور
- بازآرایی فرایندهای سازمانی در انطباق با استاندارد
- تهیۀ مستندات ایزو
- ممیزی داخلی
- ممیزی اصلی
در ادامه با ذکر مزایای کسب گواهی ایزو متوجه شدیم که این استاندارد با الزاماتی که بین کشورهای مختلف مقرر می‌کند، نقش مهمی در تسهیل تجارت جهانی ایفا می‌کند.
منابعwww.iso.org www.bdc.ca www.isocertificateonline.in www.toolshero.com www.investopedia.com
